Статья: Новый работник - 2021: вести ли трудовую книжку и как подать СЗВ-ТД
(Калинченко Е.О.)
("Главная книга", 2021, N 10)	

Документ предоставлен КонсультантПлюс

"Главная книга", 2021, N 10

НОВЫЙ РАБОТНИК - 2021:
ВЕСТИ ЛИ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ И КАК ПОДАТЬ СЗВ-ТД

Оформление нового сотрудника на работу требует немалой проницательности. Ведь для этого важно знать, есть у работника стаж или нет, перешел он на ЭТК или остался с бумажной трудовой. К сожалению, работники не всегда могут дать достоверный ответ. А иногда не хотят. Как получить нужную информацию из представленных документов? Можно ли потребовать от сотрудника принести что-то еще?

Как понять, что новый работник только начал
трудовую деятельность в 2021 г.

Юный возраст вовсе не показатель отсутствия стажа. И напротив, человек в самом расцвете сил может действительно не иметь трудовой книжки, а вовсе не скрывать ее от вас из-за неприглядной трудовой биографии. Как же отличить работников без стажа от тех, кто вам просто не предъявил трудовую книжку при трудоустройстве?
Сразу оговоримся, что речь идет о приеме нового сотрудника на основное место работы в "очном" формате. Трудоустройство совместителей и дистанционных работников мы в этой статье не затрагиваем.
Итак, при заключении трудового договора человек не принес ни трудовую книжку, ни сведения о трудовой деятельности (по форме СТД-Р или СТД-ПФР). Трудовой кодекс допускает подобное в двух случаях:
- во-первых, если человек устраивается на работу впервые <1>;
- во-вторых, если по какой-то причине новый работник утратил свою трудовую <2>. В этом случае работодатель по письменному заявлению, где указана причина отсутствия трудовой книжки, обязан оформить сотруднику новую трудовую книжку. Конечно, если он ранее не перешел на ЭТК.
В случае сомнений вы, конечно, можете попросить нового работника принести форму СТД-ПФР, чтобы удостовериться, что стажа нет. Но требовать не можете - это не обязательный документ. Как действовать, если человек принесет СТД-ПФР со стажем, мы расскажем ниже (см. ситуации 4 и 5).

Внимание! Требование при трудоустройстве непредусмотренных документов - нарушение трудового законодательства. За это грозит предупреждение или штраф: для должностных лиц и ИП - в размере от 1000 до 5000 руб., для организации - от 30 000 до 50 000 руб. <3>

Поэтому, если у вас нет ни сведений о трудовой деятельности, ни трудовой книжки, ни заявления о ее утрате и ничего из этого представлять вам работник не намерен, считайте его трудоустраивающимся впервые. Даже если перед вами человек пенсионного возраста. Но на всякий случай уведомьте его, что, если впоследствии трудовая книжка все-таки найдется, вносить в нее записи вы уже не сможете.
Электронная трудовая книжка. Если в 2021 г. к вам трудоустроился человек, который прежде нигде не работал по трудовому договору, заводить бумажную трудовую не нужно. Сведения о его трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде <4>. То есть у него будет только электронная трудовая книжка (ЭТК).
Форма СЗВ-ТД. Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме на работу вам нужно будет представить форму СЗВ-ТД на нового работника <5>. Даже если приступить к работе он должен будет только через какое-то время после издания приказа, срок подачи СЗВ-ТД не изменится.
Поскольку права выбора формы ведения трудовой книжки у вашего нового сотрудника нет, то и заявление ему писать не нужно. А значит, и строка формы СЗВ-ТД "Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности", в которой проставляется дата подачи заявления о выборе электронной формы ведения трудовой книжки, останется пустой.
В табличной части СЗВ-ТД вам нужно будет сделать запись с указанием кадрового мероприятия "Прием". Надо будет привести дату, с которой сотрудник должен приступить к работе, указать должность, подразделение, в которое он принят, привести реквизиты приказа. Код выполняемой трудовой функции до 01.07.2021 указывайте по профстандартам, если вы их применяете, а после этой даты - на основании Общероссийского классификатора занятий.
--------------------------------
<1> абз. 3 ч. 1 ст. 65 ТК РФ.
<2> ч. 5 ст. 65 ТК РФ.
<3> ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
<4> ч. 8 ст. 2 Закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ (далее - Закон N 439-ФЗ).
<5> подп. 2 п. 2.5 ст. 11 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ; п. 1.8 Порядка, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 N 730п.

Если новый работник со стажем

Такой работник мог до трудоустройства к вам:
- или решить продолжать ведение бумажной трудовой книжки;
- или перейти на ЭТК;
- или не сделать никакого выбора и остаться с бумажной трудовой книжкой.
От этого будут зависеть ваши действия при оформлении нового сотрудника на работу. К сожалению, работники не всегда могут с уверенностью сказать, подавали они заявление о выборе формы ведения трудовой книжки или нет. А если подавали, то какой выбор сделали. Но это можно выяснить. Опираться, конечно, нужно на документы, а не на слова работника. Правда, и их не стоит оставлять без внимания, ведь не исключено, что предыдущий работодатель допустил ошибку.
Итак, судить о том, с кем вы имеете дело - со сторонником прогресса, с почитателем традиций или молчуном, можно по документам, которые новый работник предъявил вам при трудоустройстве. Рассмотрим возможные ситуации.
Ситуация 1. Есть бумажная трудовая книжка, последняя запись в которой - запись о переходе на ЭТК, и есть форма СТД-Р или СТД-ПФР с записью об увольнении.
Вариант, при котором работник принес вам только бумажную трудовую книжку, где последняя запись - о переходе на ЭТК, мы не рассматриваем. Таких документов просто недостаточно для трудоустройства на основное место работы. Если работник перешел на ЭТК, он должен предъявить вам при приеме на работу вместе с трудовой книжкой или взамен нее форму СТД-Р или СТД-ПФР <6>.
Выбор формы ведения трудовой книжки. Перед вами работник, который отказался от ведения бумажной трудовой книжки. Напомним, что у таких работников нет права передумать и вновь вернуться к ведению бумажной трудовой книжки <7>. А значит, у вас нет оснований принимать от него подобное заявление.
Если новый работник убеждает вас в том, что его отказ от бумажной трудовой книжки - это ошибка, предложите ему обратиться к предыдущему работодателю. Ведь если это действительно так, урегулировать ситуацию сможет только он. Да, обратный переход к ведению бумажной трудовой невозможен.
Но исправить допущенную ошибку не только можно, но и нужно. Бывший работодатель должен будет подать форму СЗВ-ТД, в которой отменит ошибочно поданные сведения о получении заявления о переходе на ЭТК. А в трудовой книжке он же напишет, что запись о подаче такого заявления недействительна, и внесет запись об увольнении.
Трудовая книжка. Если в трудовой есть запись о переходе на ЭТК, вам не нужно вносить в нее запись о трудоустройстве и за ее хранение вы уже не отвечаете. Поэтому определите на основании предъявленной вам трудовой книжки, а также данных формы СТД-Р стаж на момент трудоустройства к вам и верните трудовую работнику.
Форма СЗВ-ТД. Что касается формы СЗВ-ТД на нового работника, то в ней вам нужно будет сделать только запись о приеме на работу.
А вот заполнять строку "Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности" не нужно. Да, в бланке СТД-Р, который вам предъявил работник, указана дата подачи работником заявления о переходе на ЭТК. Но это заявление он подавал не вам, а другому работодателю. Сведения о выборе работника уже есть в ПФР, дублировать их не нужно.
Наличие в трудовой книжке нового работника, действительно отказавшегося от бумажной трудовой, записи о переходе на ЭТК при отсутствии отметки о подаче такого заявления в форме СТД-Р или форме СТД-ПФР - это ошибка. Исправить ее должен предыдущий работодатель, которому ваш новый сотрудник подавал заявление. Вы не можете на основании записи в трудовой книжке работника представить форму СЗВ-ТД с указанием даты подачи заявления о переходе на ЭТК другому работодателю.
Ситуация 2. Есть бумажная трудовая книжка, последняя запись в которой - запись об увольнении до 01.01.2020.
Отметим, что в таком случае наличие или отсутствие формы СТД-ПФР роли не играет.
Выбор формы ведения трудовой книжки. Так как ваш новый работник в 2020 - 2021 гг. нигде не работал, то у него просто не было возможности выбрать форму ведения трудовой книжки. При этом у него есть право сделать такой выбор в любое время <8>. Законодательство не обязывает вас уведомлять нового работника о возможности выбора, но мы рекомендуем сообщить ему об этом при приеме на работу.
Трудовая книжка. Поскольку от ведения бумажной трудовой книжки работник не отказывался, вам нужно сделать в ней запись о приеме на работу.
И неважно, как долго до этого человек не работал, к числу впервые устраивающихся на работу в 2021 г. он не относится.
А нужно ли делать записи в трудовой книжке, если сразу при трудоустройстве работник подал вам заявление о переходе на ЭТК и об отказе от ведения бумажной трудовой?
С одной стороны, Трудовой кодекс требует от работодателей ведения бумажных трудовых книжек на сотрудников, проработавших свыше 5 дней <9>. И запись в трудовую книжку о приеме на работу нужно сделать на основании соответствующего приказа в недельный срок <10>.
С другой стороны, при отказе от ведения бумажной трудовой в ней необходимо сделать запись о подаче работником соответствующего заявления <11>. И никаких исключений для случая, когда заявление о переходе на ЭТК подано в первые 5 дней после трудоустройства к новому работодателю, не предусмотрено.
Поэтому в трудовой книжке нового работника сначала сделайте запись о приеме на работу, а затем - о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ и выдайте трудовую книжку работнику на руки <12>.
Форма СЗВ-ТД. В форме СЗВ-ТД, которую вам нужно будет подать не позднее следующего рабочего дня после издания приказа, вам нужно будет сделать в табличной части только запись о приеме на работу. И хотя ваш отчет будет первой формой СЗВ-ТД, представляемой в ПФР на этого человека, приводить в ней запись о последнем кадровом мероприятии по состоянию на 01.01.2020 по данным его трудовой книжки не нужно. В СЗВ-ТД каждый работодатель сообщает о своих кадровых мероприятиях. По состоянию на 01.01.2020 вас с этим человеком трудовые отношения не связывали, а значит, и отчитываться вам не о чем.
Если новый работник подал вам заявление о продолжении ведения бумажной трудовой или о переходе на ЭТК до представления вами формы СЗВ-ТД со сведениями о его приеме на работу, то данные о заявлении вы можете указать в этой же форме, чтобы не отчитываться по этому человеку еще раз по окончании месяца.
Ситуация 3. Есть бумажная трудовая книжка, последняя запись в которой - запись об увольнении после 01.01.2020.
Новый работник мог также предъявить вам форму СТД-Р или СТД-ПФР. Однако их отсутствие никак не мешает трудоустройству.
Выбор формы ведения трудовой книжки. Поскольку последняя запись в трудовой книжке работника - запись об увольнении, а записи о переходе на ЭТК нет, то можно сделать вывод, что работник от ведения бумажной трудовой не отказывался. Исходим из того, что прежний работодатель заполнил трудовую книжку правильно.
Однако работник мог подать прежнему работодателю заявление о продолжении ведения бумажной трудовой или остаться молчуном. Выяснить это можно из формы СТД-Р или формы СТД-ПФР. Но необходимости в этом нет. Если у вас нет сведений о трудовой деятельности работника, то просто считайте его молчуном. Кстати, такие разъяснения можно найти и на сайте онлайнинспекция.рф <13>.
И в случае если работник напишет вам заявление о выборе формы ведения трудовой книжки (на бумаге или в электронном виде), сообщите об этом в ПФР. Даже если ранее этот человек уже сделал выбор в пользу бумажной трудовой книжки, подача вами формы СЗВ-ТД с данными о новом заявлении не будет ошибкой.
Если работник сам хочет выяснить, писал ли он заявление или нет, предложите ему запросить сведения о трудовой деятельности в ПФР.

Рассказываем работнику
Сведения о своей трудовой деятельности по форме СТД-ПФР можно получить на бумаге, обратившись непосредственно в ПФР или в МФЦ, либо в электронном виде, запросив сведения через личный кабинет на сайте ПФР или через портал госуслуг <14>. По Инструкции ПФР должен проверить поданные СЗВ-ТД и внести сведения на лицевые счета работников в течение 3 рабочих дней со дня получения <15>. Поэтому, чтобы в форме СТД-ПФР наверняка была запись об увольнении с предыдущего места работы, запрашивать документ стоит не ранее 5 рабочих дней со дня оформления приказа об увольнении.

Трудовая книжка. Так как в трудовой книжке нет записи о переходе на ЭТК, то вы должны продолжить ее вести - сделать запись о приеме на работу. Подал ваш новый сотрудник заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки предыдущему работодателю или просто отмолчался - не важно <16>.
Как мы уже отметили в ситуации 2, даже если непосредственно при трудоустройстве новый работник подал вам заявление о переходе на ЭТК и отказе от ведения бумажной трудовой, в трудовой книжке нужно сделать запись о приеме на работу. А уже затем - запись о подаче новым работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. После этого выдайте трудовую книжку работнику на руки <17>.
Форма СЗВ-ТД. Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме вам нужно подать СЗВ-ТД с записью о приеме на работу.
Нужно ли ставить отметку о подаче заявления? В форме СЗВ-ТД со сведениями о приеме на работу может быть заполнена одна из строк о заявлении только в том случае, если новый работник до момента представления этого отчета написал вам заявление о переходе на ЭТК или о сохранении бумажной книжки.
А вот дату подачи работником заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, указанную в форме СТД-Р или СТД-ПФР, предъявленной при приеме на работу, переносить в СЗВ-ТД не нужно.
Ситуация 4. Нет бумажной трудовой книжки, есть только СТД-Р или СТД-ПФР без информации о переходе на ЭТК.
Выбор формы ведения трудовой книжки. Если трудовая книжка не предъявлена, то судить о форме ведения трудовой книжки можно только на основании сведений о трудовой деятельности. Вероятнее всего, это будет форма СТД-ПФР. Ведь если на предыдущем месте работы ваш новый сотрудник не подавал заявление о переходе на ЭТК, то форму СТД-Р при увольнении ему выдавать не обязаны <18>.
Отсутствие в строке "Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности" даты подачи заявления подтвердит, что от ведения бумажной трудовой книжки работник не отказывался. При этом строка "Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки" может быть как пустой (если работник - молчун), так и с указанием даты (если выбор он сделал).
Трудовая книжка. Если работник со стажем не перешел на ЭТК, то при трудоустройстве должен предъявить трудовую книжку. Если это невозможно из-за ее утраты, то у работника два варианта действий:
- обратиться к работодателю по последнему месту работы с письменным заявлением об оформлении дубликата трудовой книжки в связи с ее утерей. Оформить дубликат бывший работодатель должен в течение 15 дней со дня подачи заявления <19>. Дубликат трудовой книжки будет на бумаге;
- подать вам заявление об оформлении новой трудовой книжки. Заметим, что Трудовой кодекс обязывает вас оформить не дубликат, а новую трудовую книжку. То есть в новой книжке не надо восстанавливать все данные о прежней работе человека <20>.
Если работник хочет приступить к работе, не дожидаясь оформления дубликата трудовой книжки, вы на основании его заявления должны будете оформить ему новую бумажную трудовую книжку. Не важно, что работник трудоустраивается к вам уже в 2021 г.
В новую трудовую книжку, как разъяснил Роструд, нужно вносить сведения о подтвержденном документами общем стаже работы сотрудника до поступления к вам. Общий стаж работы записывается суммарно, без уточнения работодателей, периодов работы и должностей работника <21>.
На наш взгляд, подача работником заявления о переходе на ЭТК сразу при приеме на работу не освобождает от необходимости оформления дубликата или новой трудовой книжки. Дело в том, что при подаче работником заявления о представлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ работодатель перед выдачей трудовой книжки на руки должен сделать запись о подаче такого заявления <22>. Если новая трудовая книжка или дубликат не будут оформлены, то необходимую запись внести будет некуда.
Форма СЗВ-ТД. Этот отчет с записью о кадровом мероприятии "Прием" нужно будет подать не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме на работу.
Напомним, если из представленных работником сведений о трудовой деятельности видно, что он уже подавал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой, не переносите эту дату подачи заявления в свой отчет.
Возможно, что при приеме на работу ваш новый сотрудник сразу же написал вам заявление или о переходе на ЭТК, или о продолжении ведения трудовой книжки (если прежде он не сделал этого). Если это произошло до представления СЗВ-ТД, то дату подачи заявления стоит указать в этом же отчете, чтобы не пришлось снова сдавать СЗВ-ТД на этого человека по окончании месяца.
Ситуация 5. Нет бумажной трудовой книжки, есть только СТД-Р или СТД-ПФР со сведениями об увольнении и о переходе на ЭТК.
Выбор формы ведения трудовой книжки. Несмотря на то что вы не увидели трудовой книжки с записью о переходе на ЭТК, не доверять данным СТД-Р или СТД-ПФР у вас нет оснований. Поэтому вам нужно исходить из того, что новый работник сделал выбор в пользу ЭТК.
Трудовая книжка. Трудовой кодекс предусматривает, что при трудоустройстве работник должен предъявить "трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности" <23>. При этом работники, которые отказались от ведения трудовой книжки, должны предъявлять сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен нее <24>. То есть в нашей ситуации отсутствие трудовой книжки - не помеха для трудоустройства.
Рассматривая ситуацию 1, мы уже отметили, что если работник перешел на ЭТК, то его трудовая книжка вам нужна по сути лишь для подтверждения стажа. Но сотруднику нужно объяснить, что если он хочет, чтобы при расчете больничных вы учитывали и страховой стаж, не подтвержденный сведениями о трудовой деятельности, то нужно принести вам трудовую книжку. Или иные документы в подтверждение этого стажа, например трудовые договоры, справки с прежнего места работы, выписки из приказов <25>. Если после ваших разъяснений работник принесет вам бумажную трудовую книжку, не делайте в ней запись о трудоустройстве, посчитайте стаж и верните ее работнику.
Если трудовая была утеряна, то, несмотря на то что работник отказался от продолжения ее дальнейшего ведения, он, на наш взгляд, может обратиться к бывшему работодателю для оформления дубликата <26>.

Рассказываем работнику
Законодатели приняли поправки, позволяющие оцифровать записи, сделанные в бумажной трудовой книжке до 01.01.2020 <27>. Для этого человеку нужно будет обращаться с заявлением в ПФР. В результате добавления данных в запрошенной форме СТД-ПФР будет показана вся информация о трудовой деятельности за весь период работы, а не только с 01.01.2020. И потеря бумажной трудовой книжки будет не страшна. Пока же в форме СТД-ПФР приводят лишь сведения о том, у каких работодателей и в какой период до 31.12.2019 трудился работник. Эти данные основаны на персонифицированной отчетности, поданной работодателями <28>.

Форма СЗВ-ТД. В представляемом в ПФР отчете не нужно указывать дату подачи работником заявления о переходе на ЭТК, которая приведена в форме СТД-Р или СТД-ПФР. Заполните только строку о кадровом мероприятии "Прием".

* * *

В заключение скажем пару слов о приеме на работу внешнего совместителя. Человек, который трудоустраивается к вам как совместитель, не обязан предъявлять трудовую книжку, если ее ведет работодатель по основному месту работы или если трудовая книжка вообще не оформлялась <29>. По желанию работника запись о его совместительстве внесет в бумажную трудовую книжку основной работодатель.
Если же на основном месте работы ваш новый совместитель написал заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки и получил ее на руки, он может при трудоустройстве принести трудовую книжку вам. Но запись о приеме на работу вносить в нее не нужно.
А вот подать форму СЗВ-ТД на внешнего совместителя вам необходимо будет в любом случае. В строке с кадровым мероприятием "Прием" в графе 4 "Трудовая функция..." не забудьте указать, что сотрудник работает по совместительству.
--------------------------------
<6> ч. 3 ст. 66.1 ТК РФ.
<7> Письма Минтруда от 14.12.2020 N 14-2/ООГ-18054, от 03.07.2020 N 14-2/ООГ-10180.
<8> п. 2 ч. 6 ст. 2 Закона N 439-ФЗ.
<9> ч. 3 ст. 66 ТК РФ.
<10> п. 10 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 N 225.
<11> ч. 3 ст. 2 Закона N 439-ФЗ.
<12> Письмо Минтруда от 07.10.2020 N 14-2/ООГ-15729.
<13> https://онлайнинспекция.рф/questions/view/145797.
<14> ст. 66.1 ТК РФ.
<15> п. 36 Инструкции, утв. Приказом Минтруда от 22.04.2020 N 211н.
<16> https://онлайнинспекция.рф/questions/view/144320; ч. 2 ст. 2 Закона N 439-ФЗ.
<17> ч. 3 ст. 2 Закона N 439-ФЗ.
<18> Письмо Минтруда от 16.06.2020 N 14-2/ООГ-8465.
<19> п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 N 225.
<20> ч. 5 ст. 65 ТК РФ.
<21> Письмо Роструда от 30.04.2008 N 1026-6.
<22> ч. 3 ст. 2 Закона N 439-ФЗ.
<23> абз. 3 ч. 1 ст. 65 ТК РФ.
<24> ч. 3 ст. 66.1 ТК РФ.
<25> п. 9 Правил, утв. Приказом Минтруда от 09.09.2020 N 585н.
<26> https://онлайнинспекция.рф/questions/view/147121.
<27> ч. 6.1 ст. 2 Закона N 439-ФЗ; п. 2 ст. 12 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ.
<28> п. 3.5.1 Порядка, утв. Приказом Минтруда от 20.01.2020 N 23н.
<29> ст. 283 ТК РФ.

Е.О. Калинченко
Эксперт по бухгалтерскому учету
и налогообложению
Подписано в печать
07.05.2021