|
|
|
|
Рассмотрев Ваш вопрос, сообщаем следующее:
Если работник в свой выходной в командировке отдыхает, то за этот день выплатите ему только командировочные расходы. В частности, это расходы по найму жилья, а также, как правило, суточные. Средний заработок не выплачивайте, так как он сохраняется только за рабочие дни (ч. 1 ст. 168 ТК РФ, п. 9, абз. 1 - 4, 6 п. 11 Положения о служебных командировках).
Если работник самовольно решил остаться в месте командировки на выходные (вместо того, чтобы вернуться), то возмещать расходы вы не обязаны.
В описанной Вами ситуации 5 дней командировки ( пятница – вторник) так как время, затраченное работником на проезд к месту командировки и обратно, тоже относится к периоду командировки.
В налоговом учете подтвержденные документами затраты на командировку включите в расходы. НДФЛ и страховые взносы на командировочные расходы не начисляйте, исключение - суточные сверх норм (ст. ст. 217, 264, 422 НК РФ).
Обоснование:
1. День отъезда, приезда или нахождения в пути в командировку в выходной день нужно оплатить так же, как работу в этот день. Это следует из п. 5 Положения о служебных командировках, Писем Минтруда России от 21.02.2020 N 14-1/ООГ-1110, от 13.10.2017 N 14-2/В-921, от 25.12.2013 N 14-2-337.
Рекомендуем закрепить порядок оплаты работы в выходной день в командировке в локальном акте, например в положении об оплате труда (ч. 1 ст. 8, ч. 2, 4 ст. 135, ст. ст. 149, 153 ТК РФ).
Если работник в свой выходной в командировке отдыхает, то за этот день выплатите ему только командировочные расходы. В частности, это расходы по найму жилья, а также, как правило, суточные. Средний заработок не выплачивайте, так как он сохраняется только за рабочие дни (ч. 1 ст. 168 ТК РФ, п. 9, абз. 1 - 4, 6 п. 11 Положения о служебных командировках).
Командировочные расходы (в частности, расходы по проезду, проживанию, суточные) за выходные дни оплатите как обычно. То есть в размерах, которые установлены, в частности, в вашем локальном нормативном акте (например, в Положении о командировках) (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения о служебных командировках).
Размеры возмещения командировочных расходов для разных должностей могут отличаться. Например, руководству можно установить повышенный размер компенсации командировочных расходов по сравнению с рядовыми работниками (Письмо Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291).
Предельных размеров командировочных расходов нет, поэтому определяйте их исходя из своих финансово-экономических возможностей, тарифов на проживание, проезд. В законе есть только максимальный размер суточных, который не облагается НДФЛ и страховыми взносами: за каждый день командировки по России - 700 руб., за каждый день загранкомандировки - 2 500 руб. (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).
|
Нужно ли выплачивать суточные за выходные дни в командировке |
Да, нужно, кроме случая, когда командировка - по России и работник ежедневно может возвращаться домой. В иных случаях выплатите работнику суточные за каждый выходной в командировке (в том числе, если на такой день приходится день приезда, отъезда или нахождения в пути). И неважно, отдыхал работник в этот день или работал (абз. 3, 4 п. 11 Положения о служебных командировках, Письмо Минтруда России от 28.11.2013 N 14-2-242).
При однодневной командировке за границу выплатите работнику в иностранной валюте 50 процентов от нормы суточных, установленной у вас (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, абз. 2 п. 11, п. 20 Положения о служебных командировках).
2. Для учета командировочных расходов вам понадобятся следующие документы (п. 1 ст. 252 НК РФ, п. п. 3, 26 Положения о служебных командировках):
приказ о направлении сотрудника в командировку на определенный срок. Для этого можно использовать, например, унифицированную форму N Т-9;
утвержденный руководителем организации авансовый отчет работника об израсходованных в командировке суммах.
К авансовому отчету работник должен приложить документы, которые подтверждают его расходы о найме жилья, о расходах на проезд, об иных расходах, которые связаны с командировкой.
Все расходы на командировку работник должен указать в авансовом отчете (п. 26 Положения о служебных командировках).
Имейте в виду, что если подтверждающих документов нет либо если они оформлены с нарушениями, то расходы нельзя принять к учету при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 252, п. 49 ст. 270 НК РФ, Письмо Минфина России от 18.01.2022 N 03-03-06/1/2338).
Также нужно подтвердить расчет размера суточных, например, справкой бухгалтера. Размер и порядок выплаты суточных должны быть закреплены в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения о служебных командировках).
Факт траты суточных не нужно подтверждать документами (Письмо Минфина России от 11.12.2015 N 03-03-06/2/72711).
|
3. В каких случаях суточные не облагаются НДФЛ |
Суточные не облагаются НДФЛ в пределах следующих норм (п. 1 ст. 217 НК РФ):
700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России;
2 500 руб. за каждый день нахождения в командировке за границей;
в размерах, установленных актом Президента РФ и (или) Правительства РФ, за каждый день нахождения в командировке на территории, нуждающейся в обеспечении жизнедеятельности населения и восстановлении объектов инфраструктуры.
|
1.2. Как удержать НДФЛ с суточных, выплаченных сверх норм |
Если суточные выше норм, с суммы превышения нужно удержать НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ).
Для этого рассчитайте:
1)сумму превышения фактически выплаченных суточных над нормами;
2)сумму НДФЛ, применив соответствующую ставку (п. п. 1, 3, 3.1 ст. 224 НК РФ)). Сделать это нужно на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет по командировке (пп. 6 п. 1 ст. 223, п. 3 ст. 226 НК РФ). Удержать исчисленный налог нужно при ближайшей выплате сотруднику дохода, например зарплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ).
|
Как облагается НДФЛ компенсация проезда командированному работнику |
Не облагаются НДФЛ, например, следующие виды расходов на проезд в командировке, если они документально подтверждены (п. 1 ст. 217 НК РФ):
расходы на проезд до места назначения и обратно;
сборы за услуги аэропортов;
комиссионные сборы;
расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;
расходы на провоз багажа.
Расходы на авиаперелет могут подтверждаться, например, авиабилетом или маршрут/квитанцией электронного билета, а также посадочным талоном. Затраты на такси можно подтвердить заказ-нарядом и квитанцией либо чеком ККТ.
Компенсация за проезд облагается НДФЛ, если документы работник не представил, но расходы ему возмещены.
В этом случае вам нужно рассчитать НДФЛ на последнее число месяца, в котором утвержден авансовый отчет по командировке. Далее исчисленный налог необходимо удержать при ближайшей выплате сотруднику денежного дохода (пп. 6 п. 1 ст. 223, п. п. 3, 4 ст. 226 НК РФ). Уплатите НДФЛ в бюджет в качестве ЕНП в сроки, установленные п. 6 ст. 226 НК РФ (п. п. 1, 16 ст. 45 НК РФ).
Расходы на проезд
Расходы на поезд и самолет учитывайте на основании распечатки электронного билета, перелет должен быть подтвержден посадочным талоном. НДС, выделенный в электронном билете на самолет или поезд, можно принять к вычету без счета-фактуры (Письма Минфина от 14.04.2014 N 03-03-07/16777, от 30.11.2020 N 03-07-11/104225, от 20.01.2022 N 03-03-07/3198).
При потере посадочного талона кроме распечатки билета нужна справка авиакомпании или документы, косвенно подтверждающие перелет, например отметка в загранпаспорте (Письмо Минфина от 25.06.2021 N 03-03-07/50225).
Сервисный сбор за оформление авиа- и железнодорожных билетов учитывайте в расходах. НДС принимайте к вычету, только если есть счет-фактура (Письмо УФНС по г. Москве от 01.07.2010 N 16-15/069225@).
Оплату багажа учитывайте в налоговых расходах, НДФЛ и взносы не начисляйте (ст. ст. 217, 264, 422 НК РФ).
Оплату такси возмещайте работнику и учитывайте в расходах на основании чека ККТ в размере, установленном ЛНА, НДФЛ и взносы не начисляйте (ст. 422 НК РФ, Письма Минфина от 25.03.2020 N 03-03-07/23568, УФНС по г. Москве от 28.01.2019 N 13-11/011687@).
Оплату каршеринга возмещайте работнику и учитывайте в расходах на основании договора и чека ККТ, НДФЛ и взносы не начисляйте (Письмо Минфина от 29.11.2010 N 03-03-06/1/742).
Оплату проезда по платной дороге учитывайте в налоговых расходах, НДФЛ и взносы не начисляйте (ст. ст. 217, 264, 422 НК РФ).
Оплату проезда из места проведения отпуска в командировку учитывайте в налоговых расходах, НДФЛ и взносы не начисляйте (ст. 422 НК РФ, Письма Минфина от 09.11.2018 N 03-04-06/80946, от 16.06.2017 N 03-03-06/1/37573).
Работнику, который остался в месте командировки для проведения отпуска, компенсируют обратный проезд, если это установлено законом, коллективным договором или ЛНА. Но компенсацию, предусмотренную только коллективным договором или ЛНА, нельзя включить в расходы, а НДФЛ и взносы придется начислить (Письмо Минфина от 14.02.2022 N 03-04-06/9883).
Подборка:
2. Готовое решение: Как оплатить выходные дни в командировке (КонсультантПлюс, 2023) {КонсультантПлюс};
6. Путеводитель по налогам. Энциклопедия спорных ситуаций по НДФЛ и страховым взносам {КонсультантПлюс};
Данное решение является личным мнением эксперта и носит разъяснительный и рекомендательный характер.
