|
|
|
Ответ Эксперта Линии консультаций по юридическим вопросам |
Рассмотрев Ваш вопрос, сообщаем следующее:
Запрета использовать штампы нет.
Согласно п. 5.22 "ГОСТ Р 7.0.97-2016 при подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись "за" перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.
Обоснование:
Порядок учета и хранения печатей и штампов устанавливается локальным нормативным актом организации. Этот документ может быть составной частью инструкции по делопроизводству. Выдача печатей и штампов регистрируется в учетном журнале.
Штамп может использоваться для проставления отметки о заверении выписки (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Нормативного акта, который регулировал бы порядок учета, хранения и уничтожения штампов, не установлено, поэтому организации самостоятельно разрабатывают соответствующие положения.
Положения о порядке учета и хранения печатей и штампов, а также их использования и утилизации могут быть составной частью инструкции по делопроизводству или же, если количество используемых в организации печатей и штампов велико, работа с ними может регламентироваться отдельным документом - инструкцией о порядке учета печатей и штампов.
Так, в инструкции рекомендуется определить, в частности:
виды и количество печатей и штампов;
порядок подачи заявки на изготовление печати;
подразделение, на которое возложен учет печатей и штампов;
форму журнала учета печатей и штампов и порядок ведения журнала;
порядок выдачи печатей и штампов работникам;
порядок хранения печатей и штампов;
ответственность работников за нарушение порядка применения печатей и штампов, утерю печатей или штампов;
порядок проведения проверок по соблюдению порядка применения и хранения печатей и штампов;
порядок уничтожения печатей и штампов.
В целях регулирования использования и применения печатей и штампов в инструкции по делопроизводству рекомендуется установить порядок оформления документов в части заверения их печатями и проставления штампов.
Отметим, что изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает ответственный работник, назначенный приказом руководителя организации, в рамках своих должностных обязанностей.
Хранить журнал учета печатей и штампов следует до ликвидации организации (ст. 163 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.5 Инструкции, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
Подборка:
