ТОП популярных вопросов Линии консультаций (27.04.2023)

От нашего пользователя поступил вопрос: У нас договора аренды с сотрудниками с экипажем, ГСМ им не возмещают, но мы всё равно просим у сотрудников ПЛ для подтверждения пользования авто в служебных целях. Т.е. сотрудники оформляют несколько ПЛ в месяц, данные о ГСМ они не заполняют, а маршруты прописывают. Ранее они делали один ПЛ в месяц, потом изменился порядок заполнения ПЛ и его необходимо было оформлять ежедневно, на каждый день сотрудники ПЛ не пишут. Можно ли как то по другому подтвердить использование арендованного авто в производственных целях (без ПЛ), для целей налогообложения прибыли?

Ответ Эксперта Линии консультаций по экономическим вопросам Ефремовой Людмилы

Рассмотрев Ваш вопрос, сообщаем следующее:

Целесообразно все же оформлять путевые листы при использовании в служебных целях личных автомобилей работников. Это позволит избежать разногласий с налоговыми органами при проведении ими проверок.

Обоснование:

Документальным подтверждением расходов в виде платы по договору аренды транспортного средства с экипажем служат сам договор аренды, акты приемки оказанных услуг в рамках этого договора и иные документы, свидетельствующие об использовании арендованного автомобиля в производственной деятельности организации-арендатора. Как указало УФНС по г. Москве в Письме от 30.04.2008 N 20-12/041966.1, к таким документам, в частности, относятся:

- приказ руководителя организации о закреплении арендованных автомобилей за сотрудниками;

- заявки на использование арендованных автомобилей;

- копии путевых листов, позволяющих определить регулярность и время использования, а также маршрут движения арендованных автомобилей.

В то же время суды придерживаются разных мнений по данному вопросу.

Одни согласились с тем, что при использовании личного автомобиля работника путевые листы оформлять нужно. Например, в Постановлении ФАС СЗО от 17.02.2006 по делу N А66-7112/2005 отмечается, что подтвердить расходы могут приказ руководителя организации, документы, указывающие на наличие у работника автомобиля, и путевые листы с отметками о служебных поездках.

Другие суды не увидели необходимости оформлять путевые листы, поскольку:

- при использовании личных автомобилей это не предусмотрено действующим законодательством (Постановление ФАС МО от 19.12.2011 по делу N А40-152815/10-116-694);

- работник не является водителем организации (Постановление ФАС ЦО от 10.04.2006 по делу N А48-6436/05-8).

Копиями путевых листов, позволяющих определить регулярность использования, а также маршрут движения арендованного автомобиля и время его использования и т.п.) (Письма Минтранса России от 28.09.2018 N 03-01/21740-ИС, УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 N 20-12/041966.1; Апелляционное определение Московского городского суда от 12.04.2018 по делу N 33-12103/2018).

С учетом сказанного целесообразно все же оформлять путевые листы при использовании в служебных целях личных автомобилей работников. Это позволит избежать разногласий с налоговыми органами при проведении ими проверок.

Подборка:

1.  Вопрос: Автономное учреждение заключило договор аренды транспортного средства с экипажем. Арендодатель - работник АУ. Возникает ли у нас обязанность оформлять путевой лист? Если да, то какие требования предъявляются к его оформлению? С какой периодичностью нужно составлять путевые листы? ("Руководитель автономного учреждения", 2019, N 3) {КонсультантПлюс};

2.  Ситуация: Как оформить использование личного автомобиля в служебных целях и получить компенсацию? ("Электронный журнал "Азбука права", 2023) {КонсультантПлюс}

Данное решение является личным мнением эксперта и носит разъяснительный и рекомендательный характер.

Скачать подборку документов