ТОП популярных вопросов Линии консультаций (21.10.2021)

Безымянный-1_Монтажная область 1.png
 Безымянный-2.png
От нашего пользователя поступил вопрос:
Помогите, пожалуйста, разобраться. Генеральный директор с двумя сотрудниками отправился на своём личном автомобиле в командировку из Москвы в Санкт-Петербург. По возвращении предоставил помимо документов о проживании, чеки на бензин и чеки за проезд по платному участку. Поездка разовая. В обычное время личный автомобиль не используется в служебных целях. Договора об использовании в сл.целях личного а/м нет. Как можно учесть эти расходы в отношении налога на прибыль? Нужно ли применять нормирование расходов на бензин и компенсировать использование личного а/м или можно всё учесть в расходах в полном объеме? Должен ли был директор сам себе оформлять путевой лист? Заключать договор? 
 Мазитова-Роза.jpg
Ответ Эксперта Линии консультаций по экономическим вопросам
Мазитовой Розы
Добрый день!

Рассмотрев Ваш вопрос, сообщаем следующее:

1.Указанные командировочные расходы в отношении налога на прибыль Вы можете учесть одни из двух вариантов - посредством выплаты работнику компенсации за использование им собственного автомобиля или же путем заключения с работником договора аренды. 

Если расходы на компенсацию за использование личного автомобиля отвечают всем вышеперечисленным условиям, то организация вправе их учесть для целей налогообложения. Это, в свою очередь, подтверждает и подпункт 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ, который относит такие расходы в состав прочих расходов налогоплательщика, связанных с производством и реализацией. 

Арендные платежи на основании подпункта 10 пункта 1 статьи 264 НК РФ включаются в состав прочих расходов фирмы, связанных с производством и реализацией, при условии того, что данные расходы отвечают всем критериям пункта 1 статьи 252 НК РФ. При использовании организацией метода начисления расходы признаются организацией в налоговом учете в соответствии с правилами, установленными подпунктом 3 пункта 7 статьи 272 НК РФ. Расходы на содержание автомобиля организация также учитывает в составе прочих расходов, но уже на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ. 

2. Для налога на прибыль расходы на ГСМ учитывайте полностью, нормировать их не надо. ( В случае аренды автомобиля, так как так как в сумме компенсации, согласованной организацией с работником, эти суммы уже учтены.)

3. По нашему мнению, организация должна оформлять договор путевой лист директору, если он управляет личным или служебным автомобилем в служебных целях и перевозит на нем других лиц помимо самого себя. Также в данных случаях организация подтверждает путевыми листами расходы на ГСМ для автомобиля директора 

Обоснование:

На вопрос 1: Как можно учесть эти расходы в отношении налога на прибыль?

Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать этому работнику:

- расходы на проезд;

- расходы на наем жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. 

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

При этом, в случае командировки руководителя организации оформляют такие же документы, как при направлении в командировку любого другого работника.

При этом командировочные документы может подписать:

- сам руководитель. Данную позицию разделяет Роструд (Письмо от 11.03.2009 N 1143-ТЗ);

- лицо, которому руководитель делегировал соответствующие полномочия. 

Нормы и правила возмещения командировочных расходов организация устанавливает в своем ЛНА, например в положении о командировках. 

В силу статей 167 и 168 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) организация обязана возместить своему командированному работнику расходы на проезд, в том числе и на личном транспорте. Причем сделать это можно с помощью двух вариантов - посредством выплаты работнику компенсации за использование им собственного автомобиля или же путем заключения с работником договора аренды: 

Вариант 1. Возмещение "проездных" расходов в командировку посредством выплаты компенсации за использование личного автомобиля работника 

Трудовое право предоставляет работодателю возможность использовать в своих интересах личное имущество своих работников, но обязывает его возмещать расходы, связанные с использованием такого имущества.

Порядок возмещения указанных расходов определен статьей 188 ТК РФ, из которой следует, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования, других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Следовательно, при согласии организации на то, что работник поедет в командировку на собственном автомобиле, работодателю следует издать приказ, в котором будет указана сумма компенсации за использование собственного авто работника в служебной поездке.

Как разъяснили специалисты Минфина России в письме от 13.04.2007 N 14-05-07/6 "О компенсации за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок", чтобы получить такую компенсацию, работник организации должен представить в бухгалтерию компании копию технического паспорта личного авто, заверенную в установленном порядке.

Кроме того, поскольку речь идет о командировке, по возвращении из поездки работник должен представить в бухгалтерию служебную записку и документы, подтверждающие использование личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно, например путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта. Об этом сказано в пункте 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (далее - Положение N 749).

Вопрос о документальном подтверждении для целей налога на прибыль организаций срока пребывания в служебной командировке и использования работником личного транспорта (автомобиля, мотоцикла) для проезда к месту командирования и обратно был рассмотрен в письме Минфина России от 20.04.2015 N 03-03-06/22368.

По мнению Минфина России, в случае проезда работника к месту командирования и обратно к месту работы на личном транспорте, учитывая, что перечень оправдательных документов не закрыт, подтверждением фактического срока пребывания работника в служебной командировке, а также использования личного транспорта могут являться любые первичные документы, оформленные в соответствии с законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, которые свидетельствуют о фактическом нахождении работника в пути к месту командирования и обратно. По мнению Минфина России, служебная записка не является оправдательным документом, подтверждающим использование личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно.

Исходя из срока командирования, маршрута движения и интенсивности работы автомобиля в поездке, работник и организация определяют размер компенсации, в которой учтены уже все затраты, связанные с эксплуатацией авто в поездке.

Нужно сказать, что такой вариант возмещения "проездных" расходов командированного сотрудника имеет свои особенности в части налогообложения. 

Налог на прибыль 

Организация - плательщик налога на прибыль при исчислении налога руководствуется нормами главы 25 "Налог на прибыль организаций" Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ). Глава 25 НК РФ содержит важнейшее правило для налогоплательщика, определенное в пункте 1 статьи 252 НК РФ, согласно которому налогооблагаемыми расходами фирмы могут выступать обоснованные расходы налогоплательщика, связанные с получением дохода, подтвержденные документально.

Если расходы на компенсацию за использование личного автомобиля отвечают всем вышеперечисленным условиям, то организация вправе их учесть для целей налогообложения. Это, в свою очередь, подтверждает и подпункт 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ, который относит такие расходы в состав прочих расходов налогоплательщика, связанных с производством и реализацией.

Обращаем ваше внимание на то, что данная категория налогооблагаемых расходов налогоплательщика отнесена к особой группе расходов организаций - к расходам, которые в целях исчисления прибыли подлежат нормированию.

Подпунктом 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ определено, что расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов признаются для целей налогообложения в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации.

Действующие сегодня нормы утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" (далее - Постановление N 92). Причем размеры компенсации, учитываемой в составе прочих расходов при налогообложении, зависят от рабочего объема двигателя автомобиля.

Так, пунктом 1 Постановления N 92 установлено, что для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно норма расхода на выплату компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях составляет 1 200 руб. в месяц, с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см - 1 500 руб., а для мотоциклов - 600 руб. 

Обратите внимание! Нормы расхода на выплату компенсации установлены за месяц, следовательно, если срок командировки меньше месяца, то сумму придется еще и уменьшить! Именно такой вывод следует из письма Минфина России от 03.12.2009 N 03-04-06-02/87. 

Имейте в виду, что уменьшить налогооблагаемую базу на сумму фактических затрат (например, на приобретение топлива, масла и так далее), в том числе подтвержденных документально, организация уже не сможет, так как в сумме компенсации, согласованной организацией с работником, эти суммы уже учтены! 

На это же указывает Минфин России в письмах от 14.08.2017 N 03-03-06/1/52036, от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39239, а также УФНС России по городу Москве в письме от 04.03.2011 N 16-15/020447@. 

Очевидно, что сумма компенсации, согласованная сторонами трудового договора, может значительно превышать налогооблагаемые суммы компенсации. Тем не менее сверхнормативные размеры выплаченной компенсации организация на основании пункта 38 статьи 270 НК РФ вынуждена будет учесть в составе расходов, не учитываемых при определении налоговой базы. 

Вариант 2. Возмещение "проездных" расходов путем заключения с работником договора аренды автомобиля 

Правоотношения сторон при аренде имущества строятся на основании положений главы 34 "Аренда" Гражданского кодекса Российской Федерации (далее - ГК РФ). Сторонами такого договора являются арендодатель и арендатор.

Согласно статье 606 ГК РФ по договору аренды арендодатель (работник) обязуется предоставить арендатору (организации) автомобиль за плату во временное владение и пользование или во временное пользование.

Так как в данном случае арендатором выступает юридическое лицо, то независимо от срока договора аренды он заключается в письменной форме (статья 609 ГК РФ).

На практике могут быть использованы два типа договоров аренды автомобиля - договор аренды с экипажем и договор аренды без экипажа, но в рассматриваемом случае интересует только первый вариант, который предполагает, что помимо предоставления автомобиля в аренду работник оказывает организации услуги по его управлению и технической эксплуатации. Такие правила установлены статьей 632 ГК РФ. Причем услуги работника по управлению автомобилем должны обеспечивать нормальную и безопасную эксплуатацию транспортного средства. Обычно перечень услуг, оказываемых работником, предусматривается самим договором.

При договоре аренды с экипажем обязанности по содержанию авто, сданного в аренду, несет его владелец - работник. Он же осуществляет текущий и капитальный ремонт автомобиля. По общему правилу расходы, связанные с коммерческой эксплуатацией автомобиля (оплату топлива и других, расходуемых в процессе эксплуатации материалов), несет сам работник. Он же оплачивает все необходимые сборы. Однако договором стороны могут возложить данные обязанности и на арендатора, то есть на организацию.

Так как арендодатель сам управляет автомобилем, то понятно, что расходы по оплате его услуг несет арендатор, то есть организация, что следует из статьи 635 ГК РФ.

Поскольку договор аренды с экипажем фактически содержит два вида соглашения - договор аренды и договор на оказание услуг, то и вознаграждение, выплачиваемое работнику, следует разделить на две части: на собственно арендную плату и на вознаграждение за оказание услуг по управлению автомобилем. 

По сути, при оформлении договора аренды транспортного средства у организации возникает два вида расходов - арендная плата, выплачиваемая работнику, и расходы на содержание арендованного автомобиля. Причем в случае заключения договора аренды с экипажем сумма, выплачиваемая работнику по договору, как уже говорилось выше, состоит из двух составляющих - из самой арендной платы и вознаграждения за оказанные услуги. 

Арендные платежи на основании подпункта 10 пункта 1 статьи 264 НК РФ включаются в состав прочих расходов фирмы, связанных с производством и реализацией, при условии того, что данные расходы отвечают всем критериям пункта 1 статьи 252 НК РФ. При использовании организацией метода начисления расходы признаются организацией в налоговом учете в соответствии с правилами, установленными подпунктом 3 пункта 7 статьи 272 НК РФ. 

Выплачивая сумму арендной платы физическому лицу (работнику), организация должна со всей суммы (в том числе с суммы вознаграждения за услуги по управлению автомобилем) удержать налог на доходы физических лиц, так как доходы, полученные работником от сдачи имущества в аренду, облагаются НДФЛ, на что указывает подпункт 4 пункта 1 статьи 208 НК РФ. Причем удержать сумму налога, исчисленную по ставке 13%, фирма, выплачивающая работнику налогооблагаемый доход, должна из доходов работника непосредственно при выплате арендной платы. 

Расходы на содержание автомобиля организация также учитывает в составе прочих расходов, но уже на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ. 

На вопрос 2 : Нужно ли применять нормирование расходов на бензин и компенсировать использование личного а/м или можно всё учесть в расходах в полном объеме? 

Для налога на прибыль расходы на ГСМ учитывайте полностью, нормировать их не надо (Письмо Минфина от 22.03.2019 N 03-03-07/19283). ( в случае аренды автомобиля, так как так как в сумме компенсации, согласованной организацией с работником, эти суммы уже учтены.) 

На основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта). При этом НК РФ не предусмотрено нормирование указанных расходов, а также не установлены правила определения обоснованности таких расходов. 

На вопрос 3: Должен ли был директор сам себе оформлять путевой лист? Заключать договор? 

По нашему мнению, организация должна оформлять договор путевой лист директору, если он управляет личным или служебным автомобилем в служебных целях и перевозит на нем других лиц помимо самого себя. Также в данных случаях организация подтверждает путевыми листами расходы на ГСМ для автомобиля директора. Подробное обоснование во вложении:

Вопрос: Нужно ли оформлять путевой лист директору? (Консультация эксперта, 2021) {КонсультантПлюс}

Обращаем Ваше внимание, что данная позиция является нашим экспертным мнением.

Подборка:   

1.  "Командировочные и иные аналогичные расходы" (7-е издание, переработанное и дополненное) (Семенихин В.В.) ("ГроссМедиа", "РОСБУХ", 2018) {КонсультантПлюс}

2.  Типовая ситуация: Как оформить и оплатить командировку на личном автомобиле (Издательство "Главная книга", 2021) {КонсультантПлюс}

3.  Типовая ситуация: Командировка: оплата и учет расходов (Издательство "Главная книга", 2021) {КонсультантПлюс}

4.  Вопрос: Нужно ли оформлять путевой лист директору? (Консультация эксперта, 2021) {КонсультантПлюс}

Скачать подборку документов


Другие статьи

Анонс журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА», 2024, № 07
Анонс журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА», 2024, № 07
Дата подписания номера-22.03.2024
22.03.2024 Читать далее
ТОП интересных вопросов Линии консультаций (20.03.2024)
От нашего пользователя поступил вопрос: С частным агентством (исполнителем) заключен договор по предоставлению труда работников (персонала).Согласно п. 3 ст. 18.1. ФЗ №1032-1 от 19 апреля 1991г. "О занятости населения в Российской Федерации", осуществлять деятельность по предоставлению труда работников (персонала) вправе частные агентства занятости - юридические лица, зарегистрированные на территории РФ и прошедшие аккредитацию на право осуществления данного вида деятельности. В процессе выполнения договора у частного агентства аккредитация Рострудом была отозвана. Какие риски могут возникнуть у Заказчика при продолжении получения услуг в рамках договора от такого частного агентства?
20.03.2024 Читать далее