ТОП популярных вопросов Линии консультаций (05.06.2020)

	От нашего пользователя поступил вопрос: В организации имеется обособленное подразделение (в другом городе), не филиал, а обособленное подразделение. Можно ли в нем организовать отдельный выделенный кадровый учет в полном объеме для сотрудников, которые работают именно  в ОП? Какой пошаговый план, если такая возможность есть?
	Ответ Эксперта Линии консультаций по юридическим вопросам  Мухсинова Равиля

Обоснование:

Согласно п.45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

По нашему мнению, определение ответственного лица за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек из числа работников организации не предполагает определения конкретного места хранения трудовых книжек.

Учет движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ней (п.41 Правил N 225).

В соответствии с ч.5 ст.80 ТК РФ в последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, на основании ч.4 ст.84.1 ТК РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку. Законодатель предусматривает освобождение работодателя от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки работнику в случае его отсутствия либо в связи с отказом от ее получения и лишь после направления работнику соответствующего уведомления. Таким образом, чтобы своевременно, то есть в срок, установленный законом, и в полном объеме работодатель мог исполнить обязанности, связанные с выдачей работникам обособленных структурных подразделений, расположенных в другой местности, трудовой книжки в день прекращения трудового договора, целесообразно хранить трудовые книжки работников непосредственно в этих структурных подразделениях.

Хранение трудовых книжек непосредственно в обособленных структурных подразделениях и ведение там отдельных книг учета движения трудовых книжек и вкладышей в нее действующим законодательством прямо не предусмотрены, но и не запрещены. Для организации работы, связанной с ведением, хранением, учетом и выдачей трудовых книжек и вкладышей в них, работников обособленных структурных подразделений, расположенных в другой местности, работодателю можно на уровне локальных нормативных актов закрепить данный порядок. Данными локальными нормативными актами могут быть уже существующие, например правила внутреннего трудового распорядка, в которые при необходимости можно внести изменения и (или) дополнения.

В соответствии с п. 45 Правил работодателю своим приказом следует назначить лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек работников обособленного структурного подразделения. Таким лицом может быть любой работник обособленного структурного подразделения, в том числе и его руководитель.

Определением Конституционного Суда РФ от 21.04.2005 N 144-О подтверждены закрепленные Конституцией РФ (ст. ст. 34, 35) права работодателя (юридического лица) в целях осуществления эффективной экономической деятельности и управления своим имуществом самостоятельно, под свою ответственность принимать необходимые организационные решения, в частности, о создании обособленных структурных подразделений для осуществления всех или части своих функций, а также кадровые решения (подбор, расстановка, увольнение персонала).

Следовательно, ведение кадрового делопроизводства в обособленных подразделениях могут осуществлять работники данных подразделений, и в этом случае обязанности таких работников в том числе по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек должны быть закреплены работодателем в приказе или другом локальном акте.

 Подборка:

1.      Вопрос: Правомерно ли хранить трудовые книжки работников не по адресу местонахождения организации? (Консультация эксперта, Департамент социального развития Правительства РФ, 2020).

2.      Вопрос: Организация имеет ряд территориально удаленных обособленных подразделений. В соответствии с локальным нормативным актом организации обособленные подразделения не имеют права принимать и увольнять работников, не ведут самостоятельно кадровое делопроизводство. Возможно ли хранение трудовых книжек, в которые в головном офисе внесена запись о приеме работников, непосредственно в обособленных подразделениях? Могут ли там вестись отдельные книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них? (Консультация эксперта, 2011).

3.      Статья: Как влияет на отчетность лишение обособленного подразделения полномочий по начислению выплат (Ульянов В.) ("Практический бухгалтерский учет. Официальные материалы и комментарии", 2020, N 1)

4.      Письмо Минфина России от 12.07.2019 N 03-04-06/52191.

5.      Письмо Минфина России от 26.06.2018 N 03-15-06/44004).

Скачать подборку документов