|
|
|
|
Рассмотрев Ваш вопрос, сообщаем следующее:
Утвержденной формы акта нет, его составляют в произвольной форме. В акте указывают:
- перечень выделенных к уничтожению бухгалтерских документов или реквизиты акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
- способ уничтожения документов (например, измельчение документов на бумажном носителе, стирание информации в случае электронных документов).
Перечень документов, выделенных к уничтожению, определяют на основании экспертизы ценности бухгалтерских документов, проведенной экспертной комиссией (разд. III Правил хранения документов, утвержденных Приказом N 77).
Рекомендуем в работе использовать форму: Акт об уничтожении бухгалтерских документов по истечении срока хранения (образец заполнения) (КонсультантПлюс, 2024) {КонсультантПлюс}
|
N п/п |
Заголовок дела (групповой заголовок документов) |
Годы |
Количество дел, шт. |
Срок хранения, лет |
|
1 |
Акты выполненных работ, оказанных услуг полученные |
2018 |
1 |
5 |
|
2 |
Товарные накладные полученные |
2018 |
4 |
5 |
|
3 |
Товарные накладные выданные |
2018 |
6 |
5 |
|
4 |
Счета-фактуры полученные |
2018 |
5 |
5 |
|
5 |
Счета-фактуры выданные |
2018 |
6 |
5 |
|
Итого |
Х |
22 |
Х |
|
Данное решение является личным мнением эксперта и носит разъяснительный и рекомендательный характер.
Обоснование:
Рекомендуем при уничтожении бухгалтерских документов придерживаться следующего порядка.
1) Создайте экспертную комиссию по уничтожению документов.
Ее персональный состав утвердите приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации. Основной задачей комиссии является отбор документов для уничтожения. В ее состав включите специалистов, способных оценить практическое значение и сроки хранения документов. В частности, для экспертизы ценности бухгалтерских документов включите в комиссию бухгалтера. Если в вашей организации сложная организационная структура (например, есть филиалы), то можно дополнительно создать центральную экспертную комиссию, которая будет координировать работу экспертных комиссий (п. п. 14, 19 Правил хранения документов, утвержденных Приказом N 77).
На экспертную комиссию могут быть возложены следующие обязанности:
- выделение к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению, с составлением соответствующих актов;
- участие в процедуре уничтожения документов с составлением акта об их уничтожении;
- подготовка предложений об определении сроков хранения документов, не установленных законодательно;
- участие в разработке документооборота организации;
- организация хранения документов.
Задачи и функции экспертной комиссии зафиксируйте в положении о такой комиссии. За основу можно взять Примерное положение об экспертной комиссии организации.
2) Проведите экспертизу бухгалтерских документов.
В ходе экспертизы комиссия изучает бухгалтерские документы и определяет их сроки хранения.
По результатам экспертизы силами комиссии сделайте следующее (пп. "б", "г" п. 23 Правил хранения документов, утвержденных Приказом N 77):
- составьте описи документов, отобранных для постоянного хранения;
- выделите документы с истекшими сроками хранения.
3) Составьте акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Предварительно составьте проект акта, указав в нем перечень документов, выделенных к уничтожению. Вы можете включить в него только те документы, срок хранения которых закончился к 1 января года составления акта. Проект акта согласуйте на заседании экспертной комиссии (п. п. 26, 28 Правил хранения документов, утвержденных Приказом N 77).
После утверждения проекта составьте акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Вы можете использовать рекомендованную форму акта, которая приведена в Правилах хранения документов, утвержденных Приказом N 77, или самостоятельно разработанную форму.
Вы можете не составлять этот акт, а перечень документов, подлежащих уничтожению, привести непосредственно в акте об уничтожении бухгалтерских документов. Такой порядок должен быть установлен в локальном нормативном акте вашей организации.
4) Уничтожьте бухгалтерские документы и зафиксируйте это актом.
Вы можете это сделать сами, например силами экспертной комиссии, а можете привлечь специализированную организацию. В этом случае рекомендуем передачу бухгалтерских документов на уничтожение и их непосредственное уничтожение проводить под контролем экспертной комиссии или назначенного для этого работника организации. Такой надзор обеспечит конфиденциальность сведений, содержащихся в уничтожаемых бухгалтерских документах.
Документы, содержащие персональные данные, информацию ограниченного доступа или пометку "Для служебного пользования" уничтожьте способом, который исключает возможность восстановления содержания документов (п. 31 Правил хранения документов, утвержденных Приказом N 77).
Для фиксации факта физического уничтожения бухгалтерских документов составьте акт об их уничтожении. Утвержденной формы такого акта нет, поэтому составьте его в произвольной форме. В акте укажите:
- перечень уничтоженных бухгалтерских документов или реквизиты акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
- способ уничтожения документов (например, измельчение документов в шредере или стирание информации в случае электронных документов).
Если документы были уничтожены сторонней организацией, то включите в акт реквизиты первичного документа, оформленного по факту оказания услуги.
После уничтожения бухгалтерских документов акт подписывают члены комиссии и утверждает руководитель организации.
Запрещается уничтожать документы до проведения экспертизы ценности и утверждения руководителем организации (уполномоченным лицом) описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу (п. 17 Правил хранения документов, утвержденных Приказом N 77).
Подборка
