|
|
|
|
Рассмотрев Ваш вопрос, сообщаем следующее:
Полагаем
Вы можете оформить замену части ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией по письменному заявлению работника, если согласны. Исключение - отдельные категории работников, которым это запрещено.
Компенсацию за неиспользованный отпуск выплачивают работнику либо при увольнении, либо если его ежегодный отпуск больше 28 календарных дней. В последнем случае компенсируют только часть отпуска свыше 28 дней (ст. 126 ТК РФ).
Нельзя заменить денежной компенсацией ежегодный отпуск 28 календарных дней, а также любой ежегодный отпуск беременным женщинам и несовершеннолетним.
Денежная компенсация за часть отпуска может быть выплачена до использования основной части отпуска.
Дополнительный отпуск за вредность можно заменить только в части, превышающей его минимальную продолжительность - 7 календарных дней (Письмо Минтруда от 27.06.2017 N 14-2/ООГ-5299).
Остальные отпуска, например за ненормированный рабочий день или северный отпуск, можно заменить компенсацией. Для этого возьмите у работника заявление и издайте приказ, указав в нем срок выплаты компенсации. Компенсацию считайте так же, как при увольнении.
На практике обычно оформляют приказ о замене отпуска денежной компенсацией. Сведения о замене вносят в график отпусков и личную карточку (если ведется).
Штрафы за нарушение Трудового кодекса предусмотрены ст. 5.27 КоАП РФ. За непредоставление отпуска организацию могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 рублей, должностное лицо — от 1 000 до 5 000 рублей, индивидуального предпринимателя — от 1 000 до 5 000 рублей.
Обоснование
Расчет количества дней неиспользованного отпуска (в том числе дополнительного) для оформления замены денежной компенсацией
При расчете количества дней неиспользованного отпуска (в том числе дополнительного) для оформления их замены денежной компенсацией учтите, в частности, следующее (ч. 1, 2 ст. 126 ТК РФ, Письмо Роструда от 11.10.2023 N ПГ/21367-6-1):
- вы можете заменить ежегодный отпуск денежной компенсацией только по письменному заявлению работника, если вы согласны. Допускается замена только части отпуска сверх 28 календарных дней;
- при суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении такого отпуска на следующий год вы можете заменить денежной компенсацией лишь часть каждого из них, превышающую 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части. Допустим, работник, согласно коллективному договору, имеет право на дополнительный отпуск продолжительностью четыре календарных дня. По производственным причинам он не использовал ежегодный оплачиваемый отпуск в 2025 г., в связи с чем он был перенесен на следующий год. Следовательно, работник вправе использовать 64 календарных дня отпуска (32 дня за 2025 г. и 32 дня за 2026 г.). По его заявлению вы можете заменить денежной компенсацией восемь календарных дней (четыре дня за прошлый год и четыре дня за текущий) или любое количество дней из части каждого отпуска, превышающей 28 календарных дней.
В какой срок работнику выплачивается компенсация при замене части неиспользованного отпуска свыше 28 календарных дней
Срок такой выплаты законом не установлен. Можете сами установить его, например, в приказе о выплате конкретному работнику денежной компенсации взамен части ежегодного оплачиваемого отпуска, если оформляете такие приказы. Или можете закрепить срок выплаты на постоянной основе в локальном нормативном акте, например в положении об отпусках. Тогда не понадобится каждый раз указывать срок в приказе. Если устанавливаете срок выплаты в локальном нормативном акте, советуем указать, что этот срок начинает течь только после того, как вы согласуете работнику в период работы замену денежной компенсацией части ежегодного оплачиваемого отпуска, поскольку такая замена является вашим правом, а не обязанностью. Так, вы можете установить, что такая выплата производится после достижения между вами и работником соглашения о замене денежной компенсацией ежегодного оплачиваемого отпуска, например, не позднее двух недель или, к примеру, в ближайший день выплаты заработной платы. Это следует, в частности, из ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 126 ТК РФ, Письма Роструда от 11.10.2023 N ПГ/21367-6-1.
Каким категориям работников нельзя заменить отпуск (в том числе дополнительный) денежной компенсацией
Вы не можете заменить ежегодный основной оплачиваемый отпуск и ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска денежной компенсацией следующим работникам (ч. 3 ст. 126 ТК РФ):
- беременным женщинам;
- лицам в возрасте до 18 лет.
Работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, нельзя заменить деньгами ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, который полагается за работу в таких условиях (есть исключение) (ч. 3 ст. 126 ТК РФ).
Не подлежит компенсации неиспользованный ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, предоставляемый работнику на основании п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1 в связи с тем, что работник подвергся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС, поскольку указанный Закон не предусматривает возможности такой компенсации (Письмо Минтруда России от 26.03.2014 N 13-7/В-234).
Оформление документов для замены отпуска денежной компенсацией
Для этих целей попросите работника написать заявление в произвольной форме (нормативно установленной нет) (ч. 1 ст. 126 ТК РФ, Письмо Роструда от 11.10.2023 N ПГ/21367-6-1).
Рекомендуем проверить, чтобы работник указал в заявлении, в частности, Ф.И.О., должность, количество дней отпуска, которые просит компенсировать, рабочий год, за который полагается этот отпуск, а также поставил подпись и дату подачи заявления.
Замена части отпуска денежной компенсацией является вашим правом, а не обязанностью (ч. 1 ст. 126 ТК РФ, Письмо Роструда от 11.10.2023 N ПГ/21367-6-1).
Если вы согласны на такую замену, на основании заявления работника издайте соответствующий приказ. Нормативно это не закреплено, но на практике распространено. Поскольку унифицированная форма приказа не утверждена, вы можете составить его в произвольной форме.
Рекомендуем отразить в приказе, в частности:
- Ф.И.О. и должность работника, структурное подразделение (при наличии);
- количество дней отпуска, подлежащих замене денежной компенсацией;
- рабочий год, за который полагаются эти дни отпуска;
- основание для издания приказа (реквизиты заявления работника).
Ознакомьте с приказом тех, кого он касается, под подпись.
Внесение изменения в график отпусков при замене ежегодного отпуска денежной компенсацией
Если вы используете график отпусков по унифицированной форме N Т-7, для этого в графе 10 "Примечание" рекомендуем сделать запись о том, что часть ежегодного отпуска (укажите количество дней) заменена денежной компенсацией, и отразить реквизиты (номер и дату) приказа о замене отпуска денежной компенсацией.
Если у вас своя форма графика отпусков и в ней есть соответствующие графы, то можете отразить в них замену ежегодного отпуска денежной компенсацией аналогичным образом.
Выплата компенсации за часть отпуска, превышающую 28 дней, до предоставления основной части отпуска
Трудовое законодательство не содержит нормы о том, что компенсация за часть ежегодного отпуска, превышающая 28 календарных дней, может быть выплачена только после использования 28 календарных дней отпуска за соответствующий рабочий год либо только по окончании соответствующего рабочего года. Поэтому с согласия работодателя компенсация за отпуск может быть выплачена еще до того, как работник уйдет в отпуск. Соответствующая компенсация может быть выплачена работодателем по заявлению работника в любой момент с начала рабочего года.
Закон не предусматривает возможности предоставления отпуска или выплаты его компенсации за рабочий год, который еще не наступил (ст. ст. 122, 124 ТК РФ).
Штрафы за нарушение Трудового кодекса предусмотрены ст. 5.27 КоАП РФ. За непредоставление отпуска организацию могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 рублей, должностное лицо — от 1 000 до 5 000 рублей, индивидуального предпринимателя — от 1 000 до 5 000 рублей.
Данное решение является личным мнением эксперта и носит разъяснительный и рекомендательный характер. Эксперт «Линии консультаций
Подборка
1. ст. 126, ТК РФ {КонсультантПлюс}
