|
|
|
Ответ Эксперта Линии консультаций по закупкам |
Добрый день!
Рассмотрев Ваш вопрос, сообщаем следующее:
Согласно законодательству РФ, обязательного требования распечатывать и хранить контракты и сопутствующие документы исключительно в бумажном виде (на бумажном носителе) сейчас нет, если они были заключены в электронной форме и подписаны усиленной электронной подписью (ЭП). Однако существуют нюансы, зависящие от типа закупки и способа подписания.
Ниже приведен подробный анализ ситуации с учетом 44-ФЗ и требований архивного хранения.
1. Документы из ЕИС (электронные закупки)
Если контракт, доп. соглашения, акты приемки сформированы и подписаны в ЕИС (реестр контрактов):
Обязанность: В соответствии с ч. 15 ст. 4 Закона № 44-ФЗ, заказчик не обязан распечатывать и хранить на бумаге документы, размещенные в ЕИС.
Хранение: Документы хранятся в ЕИС федеральными органами (не менее 6 лет).
15. Информация и документы, предусмотренные настоящим Федеральным законом, формируемые и составляемые заказчиком (за исключением формируемых и размещаемых в единой информационной системе и (или) на электронной площадке, специализированной электронной площадке), а также полученные заказчиком при определении в соответствии с настоящим Федеральным законом начальной (максимальной) цены контракта, цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем), начальных цен единиц товара, работы, услуги, начальной суммы цен указанных единиц, максимального значения цены контракта, при обосновании (за исключением включаемых в контракт в качестве обоснования цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем), в соответствии с частью 4 статьи 93 настоящего Федерального закона) таких начальной (максимальной) цены, цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем), начальных цен единиц товара, работы, услуги, хранятся заказчиком не менее шести лет с момента начала закупки.
(часть 15 введена Федеральным законом от 02.07.2021 N 360-ФЗ)
Распечатка не требуется, так как электронный документ с ЭП равнозначен бумажному (ФЗ-63 «Об электронной подписи»).
2. Закупки по п. 4 ч. 1 ст. 93 (малый объем)
Контракты по п. 4 (до 600 тыс. руб.) часто заключаются в простой письменной форме без ЕИС, и они не попадают в открытый реестр ЕИС.
Хранение: Контракты, заключенные без использования ЕИС, заказчик обязан хранить в течение не менее 6 лет с даты начала закупки.
Форма: Хранить их можно как в бумажном, так и в электронном виде (если они подписаны ЭП). Если контракт подписан ручкой на бумаге, хранить нужно оригинал.
Риски: Если контракт составлен в бумажном виде, его уничтожение до истечения срока архивного хранения (6 лет) повлечет проблемы при проверке (прокуратура, Казначейство, аудит).
3. НПА, регулирующие хранение
1. 44-ФЗ (ч. 15 ст. 4): Документы хранятся 6 лет.
2. Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236: Устанавливает сроки хранения (3-6 лет и более).
3. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле...»: Разрешает электронное хранение при соблюдении требований к обеспечению сохранности.
4. Ответ на вопрос: «Перестать распечатывать — будут ли проблемы?»
Если закупки электронные (из ЕИС): Проблем не будет. Требование хранить бумажные копии — это устаревшая практика. Достаточно надежного электронного архива.
Если закупки «бумажные» (п. 4, п. 5): Если вы перестанете распечатывать и хранить бумажные оригиналы, то при проверке вы не сможете предоставить документ, подтверждающий сделку. Это повлечет проблемы.
Документы, которые не генерируются в ЕИС (счета, бумажные договоры, акты), необходимо хранить минимум 6 лет.
Распечатывать контракт из ЕИС не нужно. Контракт по п. 4 ст. 93 — нужно хранить (на бумаге, если он бумажный, или в электронном архиве с ЭП).
Обоснование:
Заказчик не обязан хранить документы, формируемые и размещаемые в Единой информационной системе в сфере закупок (ЕИС), в бумажном виде. Это подтверждается частью 15 статьи 4 Закона N 44-ФЗ, которая устанавливает, что заказчик должен хранить информацию и документы, формируемые и составляемые заказчиком, за исключением тех, что формируются и размещаются в ЕИС и/или на электронной площадке. Таким образом, если документ был изначально создан и размещен в ЕИС (например, извещение о закупке, документация о закупке, проект контракта, протоколы), то его бумажная копия для хранения не требуется.
Однако, если в организации существуют локальные нормативные акты (ЛНА), регламентирующие ведение документации, в том числе учет и хранение, то следует руководствоваться ими. Электронный контракт, заключенный в соответствии с Законом N 44-ФЗ, не требуется хранить в распечатанном виде. Оригиналом электронного контракта является его электронная форма, подписанная электронной подписью. Распечатка электронного документа является его копией.
Закон N 44-ФЗ устанавливает требования к ведению реестра контрактов в ЕИС. Что касается ведения внутренних реестров контрактов или договоров в организации (не в ЕИС), то законодательство не устанавливает прямых требований к их форме (бумажной или электронной). Организация вправе самостоятельно определить порядок ведения таких реестров, закрепив его в своих локальных нормативных актах. При этом, если договоры заключаются в электронном виде и подписываются электронной подписью, то их хранение в электронном виде является достаточным, при условии соблюдения установленных требований к хранению электронных документов.
Таким образом, отказ от распечатки бумажных версий контрактов и сопутствующих документов не повлечет проблем, если все документы корректно оформлены и хранятся в электронном виде в соответствии с требованиями Закона N 44-ФЗ и локальными нормативными актами организации.
Подборка:
1. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 13.12.2024) "Об архивном деле в Российской Федерации"
2. Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения" (Зарегистрировано в Минюсте России 06.02.2020 N 57449)
