ТОП интересных вопросов Линии консультаций (03.03.2021)

Безымянный-1_Монтажная область 1.png
 Безымянный-2.png


От нашего пользователя поступил вопрос:
У нас в организации имеются служебные автомобили у руководителей. Машины ночью находятся на парковках по месту жительства руководителей. Подберите нам материалы по следующим вопросам:1. Обязательно ли заполнение путевых листов, или можем заполнять свою форму маршрутного листа.2. Можем ли мы списывать расходы на бензин за поездку от дома до офиса и от офиса до дома, под тем предлогом, что около офиса нет парковочных мест и машины паркуются ночью возле дома руководителя. У некоторых из них есть договор с охраняемой парковкой.

Мазитова-Роза.jpg 
Ответ Эксперта Линии консультаций по экономическим вопросам
Мазитовой Розы
Добрый день!

Рассмотрев Ваш вопрос, сообщаем следующее:

Полагаем, что в рассматриваемой ситуации заполнение путевых листов обязательно, либо заполняете самостоятельный разработанный бланк (в т.ч. маршрутный лист), при условии размещения в данном документе всех ниже перечисленных обязательных реквизитов. 

В целях налогообложения учесть затраты на бензин по мнению контролирующих органов, израсходованный на дорогу до офиса, компания не имеет права. Такие затраты не являются экономически обоснованными. 

В целом необходимым и достаточным в рассматриваемой ситуации по нашему мнению является оформление приказа по организации о закреплении служебных автомобилей за указанными сотрудниками, а в случае приобретения ими ГСМ, услуг по стоянке, несения иных расходов при использовании автомобилей за счет собственных средств - о компенсации таких расходов. При этом включение в трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) условий о предоставлении служебного транспорта работнику, занимающему определенную должность, будет дополнительным аргументом в пользу наличия соответствующих обязательств перед работником со стороны организации.

Обоснование:

Маршрутный лист — документ необязательный. Вопрос о введении его в свой документооборот компания решает добровольно, руководствуясь собственными целями и потребностями. Форму и реквизиты этого документа она тоже определяет сама. Путевой лист составляется только для транспортных средств, тогда как маршрутные листы могут выдаваться сотрудникам, перемещающимся на общественном транспорте, колесных средствах передвижения и даже пешком.

Официально утвержденной формы маршрутного листа нет. Перечень обязательных реквизитов для этого документа также отсутствует. Поэтому каждая компания делает его под себя, включая именно те строки и графы, которые обеспечат достижение соответствующей документарной цели.

Путевой лист - документ, который нужен для учета и контроля работы транспортного средства и водителя (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ). Он составляется по требованию закона. Эксплуатация ТС без путевого листа в большинстве случаев запрещена. В частности, без путевого листа не допускается перевозка пассажиров и грузов. Перечень реквизитов и правила составления этого документа закреплены нормативно. А за его отсутствие полагается штраф

С 01.01.2021 путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, эксплуатируемое юридическим лицом и (или) индивидуальным предпринимателем (п. 8 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утв. Приказом Минтранса России от 11.09.2020 N 368). 

Водитель транспортного средства - лицо, управляющее транспортным средством (в том числе обучающее управлению транспортным средством). Водитель может управлять транспортным средством в личных целях либо в качестве работника или индивидуального предпринимателя (ст. 2 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения" (далее - Закон N 196-ФЗ)).

Водитель механического транспортного средства обязан иметь при себе и передавать сотрудникам полиции для проверки путевой лист, в случае если это установлено законодательством РФ (п. 2.1.1 Правил дорожного движения Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 23.10.1993 N 1090).

Соблюдать правила обеспечения безопасности перевозок автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом обязаны юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие коммерческие перевозки, а также осуществляющие перевозки для собственных нужд автобусами и грузовыми автомобилями. При этом под перевозками для собственных нужд подразумевается перемещение лиц, кроме водителя, и (или) материальных объектов без заключения договоров перевозки или фрахтования (п. 2 ст. 20 Закона N 196-ФЗ). 

Таким образом, даже если работник использует легковой автомобиль организации для служебных поездок, не работает водителем, не перевозит грузы и не перемещает иных лиц, с 01.01.2021 требуется наличие путевого листа. 

Формы путевых листов, обязательной к применению, нет. Вы можете разработать бланки самостоятельно или взять за основу унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78. Формы путевых листов, которые вы используете, закрепите в учетной политике. 

В путевом листе должны быть обязательные реквизиты, установленные:

   - Приказом Минтранса России от 11.09.2020 N 368 - дают право на допуск транспортного средства к эксплуатации (ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ);

    - ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ - дают право принять путевой лист к учету. 

Предусмотрите в путевом листе обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ:

  • наименование документа;

  • дату составления документа;

  • наименование экономического субъекта, составившего документ;

  • содержание факта хозяйственной жизни;

  • величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

  • наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

  • подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. 

Кроме того, в путевом листе указываются Обязательные реквизиты, утвержденные Приказом Минтранса России от 11.09.2020 N 368 (ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ):

  • его наименование и номер;

  • сведения о сроке действия путевого листа;

  • данные о собственнике (владельце) транспортного средства;

  • сведения о транспортном средстве;

  • информацию о водителе;

  • сведения о перевозке. 

На путевом листе вы можете разместить дополнительные реквизиты, которые отражают особенности вашей деятельности (п. 7 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов). 

Если за основу своего путевого листа вы возьмете формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, то дополните их всеми недостающими обязательными реквизитами.

На основании вышеизложенного, полагаем, что в рассматриваемой ситуации заполнение путевых листов обязательно, либо заполняете самостоятельный разработанный бланк (в т.ч. марштрутный лист), при условии размещения в данном документе всех вышеперечисленных обязательных реквизитов. 

2. Затраты на ГСМ можно учесть в расходах предприятия, если поездки связаны со служебной необходимостью. Поездку на автомобиле от дома до офиса и обратно нельзя считать служебной. Такие поездки ФНС относит к личным поездкам сотрудника.

Таким образом, в целях налогообложения учесть затраты на бензин по мнению контролирующих органов, израсходованный на дорогу до офиса, компания не имеет права. Такие затраты не являются экономически обоснованными (ст. 252 НК РФ).

Расходы на ГСМ для личных поездок работника работодатель возмещать не обязан. Согласно ст. 168.1 ТК РФ сотрудникам с разъездным характером работы работодатель возмещает затраты, связанные со служебными поездками.

В исключительных случаях компания может оплачивать дорогу от дома до работы. Например, если офис находится в отдаленной местности и общественный транспорт там не ходит. Однако такие расходы придется обосновать и доказать производственную необходимость.

Относительно стоянки (платной парковки)

Из арбитражной практики применительно к рассматриваемой ситуации, полагаем, следует упомянуть следующие судебные решения. Как следует из постановления ФАС Московского округа от 27.03.2013 N Ф05-2242/13 по делу N А40-61548/2012, налоговый орган счел, что расходы по оплате стоянки автомобилей генерального директора и бухгалтера не являются экономически оправданными, направленными на получение прибыли и т.п., понесены в личных целях физических лиц, а не в целях осуществления коммерческой деятельности, в связи с чем оплата стоянки личного транспорта указанных лиц признается их доходом в натуральной форме и подлежит обложению НДФЛ. Судьи, не согласившись с этими доводами, заключили, что расходы являются обоснованными, документально подтвержденными и связаны с производственной деятельностью общества, что на парковке имело место размещение арендованного обществом автомобиля, используемого обществом исключительно в собственных интересах.

В постановлении от 12.04.2011 N КА-А40/2563-11 по делу N А40-75063/10-142-387 ФАС Московского округа признал отсутствие у работников организации вменяемого налоговым органом дохода в натуральной форме в виде стоимости ГСМ для служебных автомобилей. Заметим, что в данном случае в организации были разработаны и действовали "Правила пользования служебными автомобилями", которыми предусматривалось предоставление служебных автомобилей сотрудникам, занимающим определенные категории должностей. Судом отдельно было отмечено, что в соответствии с указанными Правилами автомобиль в течение рабочего дня может быть использован как самим сотрудником, так и другими работниками и исключительно для служебных целей.

Тот факт, что служебный автомобиль возвращается по окончании рабочего дня в пользование того сотрудника, за которым он закреплен в силу исполнения указанным сотрудником своих трудовых обязанностей, не может служить основанием для вывода о его использовании в личных целях.

В целом необходимым и достаточным в рассматриваемой ситуации по нашему мнению является оформление приказа по организации о закреплении служебных автомобилей за указанными сотрудниками, а в случае приобретения ими ГСМ, услуг по стоянке, несения иных расходов при использовании автомобилей за счет собственных средств - о компенсации таких расходов. При этом включение в трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) условий о предоставлении служебного транспорта работнику, занимающему определенную должность, будет дополнительным аргументом в пользу наличия соответствующих обязательств перед работником со стороны организации.

В связи с отсутствием разъяснений государственных органов и консультационных материалов, в которых бы содержался прямой ответ на Ваш вопрос, данный вывод является личным мнением эксперта ЛК.

Подборка:   

1.      Вопрос: Должен ли работник иметь путевые листы, если он использует легковой автомобиль организации для служебных поездок и не является водителем, а организация не осуществляет деятельности по перевозке грузов или пассажиров? (Консультация эксперта, 2021) {КонсультантПлюс}

2.      Готовое решение: Как заполнить путевой лист (КонсультантПлюс, 2021) {КонсультантПлюс}

Скачать подборку документов


Другие статьи

Анонс журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА», 2024, № 22
Анонс журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА», 2024, № 22
Дата подписания номера -01.11.2024
01.11.2024 Читать далее
Бюллетень КонсультантПлюс
Бюллетень КонсультантПлюс (ноябрь)
01.11.2024 Читать далее